Gestione invio documentazione

Modulo_Invio_Documenti_Cliente

Il modulo consente di inviare massivamente la documentazione utente via mail ai clienti del centro, è suddivisa in due voci:

Lista Moduli Invio

Per prima cosa è necessario definire un template dell’email che si vorrà inviare. Tramite il menu INVIO DOCUMENTI CLIENTE > Lista moduli invio è possibile definire tale template. I pulsanti filtro PULSANTE_FILTRA, modifica PULSANTE_MODIFICA ed elimina Icona_Elimina_Elemento permettono di ricercare, modificare o eliminare template definiti in precedenza. Per inserire un nuovo  Template premere il pulsante Nuovo PULSANTE_NUOVO.

Lista_Moduli_Invio

E’ ora possibile definire un nuovo template per l’invio delle email per i documenti del cliente:

2016-04-05 12_09_42-Modulo Invio Email

 

come indicato dal messaggio in basso, sulla pagina, è possibile utilizzare i tag elencati per riportare in automatico i dettagli dell’utente a cui si sta inviando la mail, nel testo delle email. Per l’esempio sopra sono stati inseriti i tag |Nome| |Cognome|. Questo significa che il sistema in automatico inserirà il nome e cognome dell’utente in quegli spazi a seconda del cliente a cui si sta inviando la mail. Dopo aver compilato il testo del template premere salva.

Prenotazione invio email

Prenotazioni_Invio_Email

Questo modulo permette di inviare massivamente i documenti a cliente utilizzando uno dei template definiti in precedenza come corpo dell’email inviata.

Il filtro di ricerca permette di ricercare – per un range di date esclusivamente di 3 giorni – tutti i documenti da inviare per ogni cliente e relativi ad attività e libretti di impianto. Il range di date trova tutti gli interventi CONCLUSI in quel range di date. E’ inoltre possibile ricercare quelli già Prenotati (cioè per cui è stato confermato l’invio e che stanno attendendo che il processo di invio automatico completi l’elaborazione), Inviati (correttamente) o Errati (in errore) – vedi più avanti per la spiegazione degli stati.

Filtri_Invio_Documentazione

i pulsanti in altro a sinistra permettono di:

  • 2016-04-05 12_20_03-Prenotazioni Invio Email Documenti Cliente Filtrare i risultati in base ai criteri di ricerca inseriti
  • 2016-04-05 12_20_13-Prenotazioni Invio Email Documenti Cliente Prenotare l’invio della mail in base alla selezione (vedi più avanti)
  • Icona_Cancella_Prenotazione Cancellare la prenotazione appena effettuata
  • Icona_Seleziona_ElementiSelezionare tutti gli elementi risultanti dalla ricerca appena effettuata
  • Icona_Deseleziona_ElementiDeselezionare tutti gli elementi appena selezionati.

Una volta filtrati i risultati, il sistema mostra tutti i documenti suddivisi per cliente, interventi, libretti ed eventuale documentazione aggiuntiva (firma grafometrica e privacy). Per procedere con l’invio massivo delle email è necessario determinare quali documenti includere nella mail. Se si vuole selezionare tutto è possibile premere il pulsante 2016-04-05 12_27_37-Prenotazioni Invio Email Documenti Cliente visto in precedenza. Questo permetterà di prenotare l’invio massivo di tante mail, quante sono i clienti (cioè il sistema invierà una mail per ogni cliente inserendo i documenti di interventi e libretti per ogni singola mail per cliente).

Se invece si vogliono selezionare determinati clienti o specifici documenti di attività o libretti è possibile utilizzare i controlli come indicato sotto – i documenti selezionati verranno evidenziati di blu. (NOTA: è possibile visualizzare i documenti da questa schermata, selezionando l’apposita icona ICONA_NUOVO_TEMPLATE sotto la voce “Apri Allegato”).

ATTENZIONE: l’invio del Libretto di Impianto non comprende il Rapporto di Efficienza Energetica, che va inviato separatamente.

Vediamo alcuni documenti inviabili nell’esempio sotto:

Invio_Documentazione_A_Cliente

Dopo aver selezionato quali documenti inviare, premere il pulsante 2016-04-05 12_20_13-Prenotazioni Invio Email Documenti Cliente e selezionare quale template mail utilizzare (tra quelli creati in “Lista Moduli Invio”) – poi premere Prenota Invio Email (il modulo selezionato verrà evidenziato in verde).
Scelta_Modulo_Invio

Effettuando di nuovo la ricerca per Prenotati è quindi possibile verificare lo stato dell’invio – l’esempio mostrato sotto indica che c’è una Data Prenotazione ma non una Data Invio. Questo vuol dire che l’invio sta attendendo l’elaborazione del processo notturno. A questo punto è ancora possibile cancellare l’invio di alcuni documenti. In tal caso selezionare il documento (o più documenti) che non si vuole più inviare e premere il tasto Icona_Cancella_Prenotazione

2016-04-05 12_33_20-Prenotazioni Invio Email Documenti Cliente

Una volta che il processo sarà passato, il sistema inserirà anche la Data Invio.

Il pulsante Icona_Visualizza_Storico evidenzia uno storico di tutte le operazioni effettuate sullo specifico documento

2016-04-05 12_38_43-Prenotazioni Invio Email Documenti Cliente

Per visualizzare tutti gli invii in errore (per il solito range di 3 giorni) filtrare per tutti gli invii Errati. Nel caso in cui l’invio mail non sia riuscito, i dettagli di Errore e Data Errore Invio permettono di capire perché. Per l’esempio sotto, la mail dell’utente è errata. NOTA BENE: Se un solo documento va in errore, l’intera mail non viene inviata, quindi sarà necessario ripetere l’intero invio.

2016-04-05 12_40_54-Prenotazioni Invio Email Documenti Cliente

In aggiunta ai normali filtri di ricerca c’è anche la possibilità di filtrare per Tipologia di Documento:

Tipologia_Documenti_da_Inviare

Una volta selezionato il Range di date (massimo 3 giorni) e il Tipo di Documento la ricerca restituirà tutti i clienti che hanno quella tipologia di documento inviabile in quel determinato range di giorni.

Inserendo, come esempio, la Tipologia RapportoEfficenzaEnergetica la ricerca produrrà, come risultato, solamente documenti di quel tipo, nel range di giorni da me specificato:

Esempio_Invio_REE

Cliccando l’icona “Seleziona tutti gli elementi” Icona_Seleziona_Elementi invierò unicamente i documenti della ricerca appena effettuata, inviando solo una tipologia di documento.