Gestione Attività

La funzionalità permette di ricercare, modificare o creare una nuova attività. È possibile ricercare un’attività inserita precedentemente utilizzando i filtri di ricerca disponibili. E’ possibile filtrare le attività utilizzando le seguenti campi di ricerca:

  • Dati gerarchici del prodotto: Marchio, Famiglia, Modello
  • Dati anagrafici del cliente: Nome, Cognome, Provincia, Comune, CAP.
  • Tracing Number: codice identificativo e univoco che la piattaforma genera in automatico alla creazione di una nuova attività
  • Matricola: codice identificativo e univoco rappresentate il prodotto del cliente
  • Garanzia: Identifica se il prodotto nell’attività è in garanzia oppure fuori garanzia
  • Ruolo Owner: specifica il ruolo a cui è assegnata l’attività. Questo campo viene utilizzato solo se il proprio centro gestisce dei centri assistenza secondari.
  • Bloccati: specifica se si devono ricercare le sole attività bloccate o quelle non bloccate o tutte.
  • Stato Attività: Rappresenta tutti gli stati che sono attribuibili ad una chiamata:
    • APERTO: Attività aperta e non ancora pianificata.
    • ASSEGNATO: Attività aperta, non ancora pianificata ed assegnata ad uno specifico sotto ruolo del centro assistenza. Questo stato viene utilizzato solo se il proprio centro gestisce dei centri assistenza secondari.
    • PIANIFICATO: Attività pianificata su un tecnico in un determinato giorno/ora e visibile nella pianificazione.
    • CONCLUSO: Attività effettuata e conclusa.
    • RIFIUTATO: Attività rifiutata per la quale non è più necessaria pianificazione.
    • FATTURATO: Attività conclusa e fatturata.
    • SOSPESO: Attività sospesa.
    • SINCRONIZZATO: Attività modificata e sincronizzata da tablet.
      È sempre possibile riportare l’intervento in stato PIANIFICATO, poi apportare modifiche:
      2016-02-15 17_26_59-Nuove funzionalita ADA Clima - 28-09-2015.pdf
      premere OK al messaggio. L’intervento è ora in stato PIANIFICATO (non viene modificata la data dell’intervento e il tecnico):2016-02-15 17_27_23-Nuove funzionalita ADA Clima - 28-09-2015.pdf
      IMPORTANTE: per non creare disallineamenti, non andare a modificare lato web lo stato dell’intervento quando il tecnico è presso il cliente e sta lavorando lato tablet all’intervento.
  • Tipo Attività – Rappresenta la tipologia dell’attività e si divide nelle seguenti tipologie:
    • Intervento: Intervento semplice.
    • Prima Accensione: Intervento effettuato durante l’accensione di un prodotto.
    • Intervento di manutenzione: Intervento effettuato con cadenza periodica (ad esempio un intervento programmato a seguito della firma di un contratto da parte di un cliente).
      E’ possibile definire una tipologia di attività di default come segue: entrando nei dati personali nella scheda “Amministrativa” posso selezionare la tipologia di intervento predefinita.
    • Guasto: per la spiegazione del tipo attività Guasto, vedi l’articolo Gestione Guasto.
  • Data dell’attività: è possibile rintracciare una determinata attività inserendo come filtro un arco temporale.
  • Prossimo richiamo: è possibile rintracciare una attività programmata in un avanzamento di un contratto fornendo come filtro un arco temporale.
  • Ricambi in prova: Visualizza le attività che contengono ricambi in prova (per ulteriori dettagli sulla gestione dei ricambi in prova vedi l’articolo Reintegro o Conferma ricambi in prova)

I filtri disponibili possono essere utilizzati contemporaneamente per affinare la ricerca di una determinata attività. Una volta impostati i filtri è possibile ricercare l’attività cliccando sull’apposito pulsante Filtro; verranno visualizzate la lista delle chiamate che rispetteranno i filtri di ricerca utilizzati, sarà possibile accedere all’attività selezionata cliccando2016-02-15 17_29_12-Nuove funzionalita ADA Clima - 22-05-2015.pdf l’apposito pulsante Modifica, oppure effettuando un doppio click sull’attività di interesse tra i risultati di ricerca. Per ogni intervento è possibile inoltre visualizzare lo storico di cambio di stati.

2016-02-04 14_10_40-ADA Manuale Utente Rev 1.5.0 - Word

Premendo il pulsante di Storico cambio di stato è possibile visualizzare tutte le modifiche agli stati dell’intervento, insieme alla data di modifica, al ruolo e al tecnico che hanno modificato lo stato e all’eventuale data di pianificazione.

2016-02-04 14_11_11-ADA Manuale Utente Rev 1.5.0 - Word

Per creare una nuova attività è necessario cliccare sul pulsante Nuovo in alto al sinistra. Il sistema richiede qual è la tipologia di attività da aprire (Intervento – Prima Accensione – Intervento di manutenzione) e successivamente cliccare su Crea attività per visualizzare la finestra per la generazione dell’attività. L’attività proposta di default è quella inserita sulla scheda cliente. Questa differenziazione delle attività impatta la valorizzazione delle Voci di Costo, come impostato nel modulo Impostazioni, vedi, “Creazione listini prestazioni al minuto 01:19”.

ATTIVITA_PREDEFINITA

In testata alla finestra dell’attività il sistema mostra i dati dell’attività stessa. Il tracing number e lo stato attività saranno valorizzati solo dopo il salvataggio. La Data pianificazione attività sarà valorizzata solo dopo aver pianificato l’attività.

Le schede che compongono e permettono di gestire l’attività sono le seguenti:

  • Dati Cliente: La scheda mostra i dati del cliente che deve ricevere l’intervento. Il cliente deve già essere presente in anagrafica e va collegato all’attività cliccando cliccando l’icona Selezione Cliente 2016-02-04 14_12_10-ADA Manuale Utente Rev 1.5.0 - Word. Dopo aver cliccato l’icona il sistema permette di ricercare il cliente interessato tramite dei filtri relativi ai suoi dati anagrafici o tramite la matricola. Dopo aver inserito i parametri di ricerca, premere il tasto filtro. Per collegare il cliente all’intervento, selezionare la riga del cliente tra i risultati di ricerca e premere il pulsante 2016-02-04 14_12_23-ADA Manuale Utente Rev 1.5.0 - Word.2016-02-04 14_13_20-ADA Manuale Utente Rev 1.5.0 - WordLa scheda cliente viene ora popolata con i dati del cliente collegato.2016-02-04 14_35_15-ADA Manuale Utente Rev 1.5.0 - WordÈ inoltre possibile modificare i dati del cliente in anagrafica direttamente dall’intervento tramite il pulsante ICONA_AGGIORNA_ANAGRAFICA_CLIENTE.
    AGGIORNA_ANAGRAFICA_CLIENTE
    Effettuare la modifica sulla scheda seguente (anagrafica del cliente)
    POPUP_AGGIORNA_CLIENTE
    L’anagrafica è stata aggiornata.

    • Dati Installatore: La scheda mostra i dati dell’installatore, la compilazione della scheda è facoltativa. L’installatore può essere registrato nell’attività cliccando nell’icona Selezione Installatore con le stesse modalità viste per la Selezione Cliente, al punto precedente. Se non si conosce l’installatore è possibile inserire “SCONOSCIUTO”.
    • Ubicazione prodotto: Rappresenta l’indirizzo del prodotto del cliente. Riporta in automatico l’indirizzo del cliente inserito nell’anagrafica cliente, ma nel caso in cui il prodotto oggetto dell’attività sia ubicato presso un indirizzo differente rispetto a quello primario, è possibile modificare l’ubicazione prodotto in modo da differenziare i prodotti del cliente in base alle diverse ubicazioni. L’anagrafica cliente verrà quindi aggiornata con la nuova ubicazione del prodotto, come considerato nel modulo Clienti. Per annotazioni relative alla funzionalità Targhe vedere l’articolo Anagrafica Targhe.
    • Dati Prodotto: Identifica il prodotto del cliente oggetto dell’assistenza. Il prodotto può essere ricercato tra l’anagrafica dei prodotti caricati a sistema oppure è possibile inserire un nuovo prodotto non presente nell’anagrafica prodotti. L’inserimento del prodotto è obbligatorio. È possibile ricercare un prodotto specifico inserendo la sua matricola nel campo Matricola e premendo il pulsante di ricerca. In tal caso il sistema restituisce risultato solo se esiste già un intervento in stato concluso che abbia un prodotto con quella matricola. Premendo il pulsante aggiungi è possibile collegare il prodotto trovato all’intervento.
      2016-02-04 14_35_50-ADA Manuale Utente Rev 1.5.0 - Word
      In ogni caso è possibile inserire un nuovo prodotto con una nuova matricola. È possibile premere sul pulsante Ricerca Avanzata per ricercare il prodotto secondo i criteri di Codice, Codice Commerciale, Descrizione – aprire la ricerca avanzata e digitare il prodotto interessato nel campo “Ricerca per prodotto”:
      2016-02-15 17_44_17-Nuove funzionalità ADA Clima - 19-05-2015.pdf
      Il sistema suggerisce i prodotti corrispondenti ai caratteri inseriti. Se il prodotto viene trovato, premere uno dei risultati della ricerca:
      2016-02-15 17_44_43-Nuove funzionalità ADA Clima - 19-05-2015.pdf
      In automatico il sistema compilerà i campi Famiglia, Modello e Marchio:
      2016-02-15 17_44_58-Nuove funzionalità ADA Clima - 19-05-2015.pdf
      Se la ricerca non restituisce nessun risultato, significa che il prodotto non è presente in anagrafica. È quindi possibile inserirlo in anagrafica direttamente da questa schermata. Compilare i campi Famiglia, Modello e Marchio. Inserire i campi Prodotto, Codice e Matricola.
      2016-02-15 17_45_13-Nuove funzionalità ADA Clima - 19-05-2015.pdf
      Premere “Aggiungi”.
      2016-02-15 17_45_27-Nuove funzionalità ADA Clima - 19-05-2015.pdf
      Premere “OK” per confermare. Il prodotto viene inserito nella lista prodotti dell’intervento e in anagrafica.
      2016-02-15 17_45_47-Nuove funzionalità ADA Clima - 19-05-2015.pdfAltrimenti è possibile aggiungere un prodotto tramite i menu di Gerarchia Prodotto secondo Famiglia, Modello, Marchio. Il menu permette di digitare il nome del prodotto e di ricevere automaticamente il suggerimento su tutti i prodotti trovati in anagrafica Prodotto. Ad esempio per il caso sotto scrivendo Giove, viene suggerito il prodotto 008 : GIOVE presente in anagrafica prodotti. Selezionando tale prodotto i campi Famiglia, Modello e Marchio vengono automaticamente compilati. È quindi possibile inserire Codice e Matricola. In alternativa è possibile inserire solamente i dettagli di Famiglia, Modello o Marchio ed aggiungere un prodotto senza compilare tutti i dettagli. Al termine della ricerca o inserimento, premere Aggiungi. Riguardo la funzionalità Attributi Famiglia vedere l’articolo  Anagrafica Attributi Famiglia2016-02-04 14_36_21-ADA Manuale Utente Rev 1.5.0 - Word

      • Dati Attività:
        DATI_ATTIVITA
        Registra le date relative all’attività:

        • Data richiesta attività: Identifica la data di richiesta apertura dell’attività
        • Data Acquisto: Identifica la data di acquisto del prodotto
        • Data Installazione: Identifica la data dell’installazione del prodotto
        • Data Prima Accensione: Identifica la data della prima accensione del prodotto
        • Data Completamento: Identifica la data della chiusure dell’intervento
        • Difetto lamentato: Identifica il difetto che lamenta il cliente sul suo prodotto
        • In garanzia: Identifica se il prodotto è in garanzia o no
        • Ora di arrivo/Ora di partenza: Identifica l’orario di arrivo e di partenza del tecnico
        • Durata (min): Identifica la durata complessiva dell’intervento del tecnico
        • Costo Orario Tecnico: Identifica la tariffa oraria del tecnico per quel determinato intervento
        • Costo Orario Personale Interno: Identifica la tariffa oraria del tecnico per quel determinato intervento
        • Bloccato: Identifica la possibilità di bloccare o meno l’attività, inserendo la motivazione nella cella di testo adiacente
      • Voci di Costo: la scheda permette di aggiungere le Voci di Costo impiegate per il completamento dell’attività. All’apertura del menu Mandato, il sistema mostra tutte le Voci di Costo:
        2016-02-15 17_49_15-Nuove funzionalita ADA Clima - 28-09-2015.pdf
        Se si compila il campo ricerca con il codice o la descrizione della voce di costo, il sistema mostra solo quella ricercata:
        2016-02-15 17_49_31-Nuove funzionalita ADA Clima - 28-09-2015.pdf
      • Dopo aver salvato l’attività sarà possibile inserire le Voci di Costo cliccando sul pulsante in alto a sinistra scegliendo le voci di costo precedentemente configurate nel modulo Impostazioni > Anagrafica Voci di Costo, vedi, “Creazione listino prestazioni dal minuto 01:19”. Se l’attività è il richiamo di un contratto i valori delle Voci di Costo saranno adeguate ai valori definiti per il tipo di contratto generico, altrimenti i valori saranno ottenuti dal menu Impostazioni > Valorizzazione Voci di Costo, vedi “Creazione listino prestazioni”. Una volta entrati nella selezione della voce di costo cliccare sul mandato disponibile per aprire il Menu Voci di Costo. Per le Voci di Costo di tipo quantità è necessario impostare la quantità e poi il pulsante di Calcolo . Le Voci di Costo vanno aggiunte premendo sul pulsante Aggiungi a fianco di ogni Voce di Costo. È possibile specificare la causale per le aliquote sia per le voci di costo che per i ricambi. All’interno di un intervento inserire voci di costo o ricambi, ad esempio:
        2016-02-15 17_50_29-Nuove funzionalità ADA Clima - 19-05-2015.pdf
        Salvare le modifiche:
        2016-02-15 17_51_27-Nuove funzionalità ADA Clima - 19-05-2015.pdf
        Posizionarsi sulla scheda “Controlli e note”. Inserire la motivazione (facoltativo).
        2016-02-15 17_51_42-Nuove funzionalità ADA Clima - 19-05-2015.pdf
      • Le Voci di Costo aggiunte vengono visualizzate in alto e possono essere rimosse tramite il pulsante elimina.
        2016-02-04 14_37_05-ADA Manuale Utente Rev 1.5.0 - Word
        È possibile aggiungere le Voci di Costo anche effettuando una “Multi-Selezione”:
        AGGIUNTA_MULTI_VDC
        Selezionando la checkbox accanto al + e cliccando l’icona “Aggiungi Selezione” ICONA_AGGIUNGI_MULTI_VDC.
        Tornando alla schermata precedente il sistema visualizzerà le Voci di Costo aggiunte per l’attività con la relativa valorizzazione.
        2016-02-04 14_37_26-ADA Manuale Utente Rev 1.5.0 - Word

        • Ricambi Accessori Servizi: La scheda permette di visualizzare i ricambi consigliati e utilizzati nell’attività. Per aggiungere i ricambi utilizzati premere il pulsante di modifica in alto a sinistra.
          2016-02-04 14_37_57-ADA Manuale Utente Rev 1.5.0 - Word
          Alla schermata successiva cliccare sul prodotto e ricercare il ricambio tramite il codice o la descrizione. I ricambi disponibili vengono mostrati in basso. Il sistema mostra in automatico la disponibilità dei ricambi a magazzino: se il ricambio non è disponibile il sistema non lo mostra. È possibile modificare i dettagli del ricambio o la quantità. Per aggiungere il ricambio cliccare il pulsante Aggiungi. Per eliminare un ricambio aggiunto premere sul pulsante elimina in alto. È possibile modificare alcune informazioni su un ricambio già aggiunto in alto, basterà poi salvare i dettagli premendo sul pulsante salva.
          2016-02-04 14_40_00-ADA Manuale Utente Rev 1.5.0 - Word
          ATTENZIONE: se il campo “Garanzia” viene lasciato vuoto (con il trattino – ) il ricambio verrà impostato automaticamente fuori garanzia. Pertanto per impostarlo in garanzia si dovrà sempre selezionare Garanzia – Si.
          Tornando alla schermata precedente il sistema visualizzerà i Ricambi aggiunti per l’attività con la relativa valorizzazione.
          2016-02-04 14_40_22-ADA Manuale Utente Rev 1.5.0 - Word

          • Controlli e Note: la scheda permette di aggiungere delle note in caso di necessità. E’ possibile inserire il numero della ricevuta fiscale, la modalità di pagamento con dei commenti se necessario ed alcuni dettagli sul prodotto assegnato all’intervento. Sulla sinistra sono mostrate tutte le aliquote utilizzate per ricambi o Voci di Costo. È possibile inserire una motivazione per ogni aliquota.

          2016-02-04 14_40_54-ADA Manuale Utente Rev 1.5.0 - Word
          Nella scheda Controlli sono presenti i seguenti campi per la sostituzione di scaldabagno.

          2016-02-15 17_52_50-Nuove funzionalita ADA Clima - 15-07-2015.pdf
          Nella stessa scheda è stato inoltre aggiunto il menu Controlli e le voci evidenziate in basso nel menu Prescrizioni.

          2016-02-15 17_53_37-Nuove funzionalita ADA Clima - 15-07-2015.pdf

          • Riepilogo: Permette di visualizzare i dettagli più importanti dell’intervento come l’importo delle voci di costo e dei ricambi. Io campi Importo Intervento e Residuo non vengono utilizzati automaticamente dal sistema ma permettono di inserire dei valori personalizzati. In basso è possibile visualizzare il riepilogo dei ricambi utilizzati. Il campo Pagato/Non pagato influenza il  calcolo del “Totale Incassato” nel “Resoconto Giornata” (accessibile dalla pianificazione).
            2016-02-15 17_55_23-Nuove funzionalita ADA Clima - 28-09-2015.pdf
            Riguardo il campo Residuo, se per un determinato cliente, ci sono interventi in stato CONCLUSO con residuo da pagare, come mostrato sotto:
            2016-02-15 17_57_48-Nuove funzionalita ADA Clima - 28-07-2015.pdf
            Per il prossimo intervento che verrà fissato per quel cliente, il tablet del tecnico mostrerà il menu RESIDUI, il quale mostra tutte le attività concluse aventi un residuo.
            2016-02-15 17_58_29-Nuove funzionalita ADA Clima - 28-10-2015.pdf
            Il tecnico può impostare l’attività come pagata aggiungendo il flag. Per gli interventi selezionati in questo modo, i residui verranno cancellati su 360. Se viene inserito un residuo anche sull’intervento che il tecnico sta concludendo, questo viene sincronizzato subito su tutti gli altri interventi presenti sul tablet per lo stesso cliente. Se si cambia un vecchio residuo è necessario salvare e risincronizzare gli interventi già salvati sul tecnico, così che la lista di interventi aventi residuo venga aggiornata sul nuovo intervento.Oltre a questo la scheda Attività-Prodotti in anagrafica cliente, mostra, per ogni intervento, se è stato specificato un residuo da pagare oppure no. Se il simbolo € è verde non è stato specificato alcun residuo da pagare, se il simbolo € è rosso è stato specificato un residuo da pagare per l’intervento.
            2016-02-15 17_59_31-Nuove funzionalita ADA Clima - 28-07-2015.pdf
            Nella ricerca dei clienti è stato aggiunto il campo Con Residuo Pagamento che permette di ricercare tutti i clienti che abbiano almeno un intervento con residuo maggiore di 0.
            2016-02-15 17_59_51-Nuove funzionalita ADA Clima - 28-07-2015.pdf

          2016-02-04 14_41_23-ADA Manuale Utente Rev 1.5.0 - Word
          La barra posta in alto offre ulteriori funzionalità quali:

          • 2016-02-04 14_41_51-ADA Manuale Utente Rev 1.5.0 - WordAssegnazione e pianificazione dell’intervento ai tecnici, con le stesse modalità viste per l’assegnazione dei richiami.

          Vedi “Creazione e gestione di un contratto, al minuto 02:47”.
          Durante la pianificazione dell’attività il sistema mostra quali tecnici sono stati impostati come competenti per il mandato interessato dall’attività.
          2016-02-16 10_25_41-Nuove funzionalita ADA Clima - 15-07-2015.pdf

          • 2016-02-04 14_42_08-ADA Manuale Utente Rev 1.5.0 - WordConclusione dell’intervento.
          • 2016-02-04 14_42_16-ADA Manuale Utente Rev 1.5.0 - WordSospensione dell’intervento.
          • 2016-02-04 14_42_20-ADA Manuale Utente Rev 1.5.0 - WordRiapertura dell’intervento. (Al momento dell’apertura di una attività in stato concluso ora il sistema avverte che se viene cambiato il ricambio bisogna modificare la movimentazione del ricambio manualmente poiché la riapertura, e l’eventuale aggiunta di ricambi a seguito di riapertura, non modifica la movimentazione che ha generato il tecnico prima di chiudere la chiamata)
          • 2016-02-04 14_42_25-ADA Manuale Utente Rev 1.5.0 - WordStampa della fattura pro forma, che mostra il dettaglio di ricambi e Voci di Costo.
          • 2016-02-04 14_42_30-ADA Manuale Utente Rev 1.5.0 - WordStampa della ricevuta d’intervento, che mostra il totale dell’intervento.
          • 2016-02-04 14_42_34-ADA Manuale Utente Rev 1.5.0 - WordStampa dettaglio attività, che mostra il dettaglio delle attività svolte.
          • 2016-02-04 14_43_54-ADA Manuale Utente Rev 1.5.0 - WordAggiunta e visualizzazione allegati. Il colore dell’icona 2016-02-04 14_44_10-ADA Manuale Utente Rev 1.5.0 - Word  consente di capire se è presente un allegato. L’icona dell’allegato diventa verde se è presente almeno un documento. L’icona rimane grigia se non sono presenti documenti.
            2016-02-16 10_26_34-Nuove funzionalita ADA Clima - 28-07-2015.pdf
          • 2016-02-04 14_42_40-ADA Manuale Utente Rev 1.5.0 - WordAccesso al libretto di impianto del cliente.
          • 2016-02-04 14_42_46-ADA Manuale Utente Rev 1.5.0 - WordStampa della garanzia convenzionale

      Per la panoramica delle schede Attività, vedi, “Panoramica di una attività in stato concluso”.

      Per la gestione dei Attività partendo da anagrafica cliente vedi:

      Per la conclusione in un Attività, vedi, “Conclusione di una attività e stampa/salvataggio proforma”.

      Per la stampa Dettaglio Interventi, Giro visite tecnici e Fattura proforma, vedi, “Stampa dettaglio attività, Stampa dettaglio attività tecnici, Stampa proforma, Carica documento all’interno di una attività”.

      Per la gestione e chiusura di un intervento in agenda, vedi, “Creazione dell’attività partendo da agenda, rebook e conclusione di un appuntamento”.

      Per la gestione di un intervento da Geo-pianificazione, vedi, “Geo-pianificazione creazione e pianificazione di una attività”.

      Per il video riepilogativo per la gestione completa dell’attività (da 360 a Tablet) vedi: